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Como apresentar um novo projeto à Fiotec?

O primeiro passo é entrar em contato com o nosso setor de Iniciação de Projetos da Fiotec, pelo e-mail (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.). A mensagem deve conter o esboço do projeto, o financiador e os contatos do coordenador e financiador.

Qual a vantagem em contratar a Fiotec para realizar o apoio logístico, administrativo e gestão financeira do projeto?

Somos uma instituição especializada em gerenciamento de projetos na área de saúde desde 1998 e temos vasta experiência no planejamento, iniciação, execução e prestação de contas dos projetos.

A Fiotec pode fazer a gestão de quais tipos de projetos?

Nosso estatuto contempla as funções de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e inovação tecnológica, de projetos desenvolvidos pela Fiocruz, dentro do seu planejamento estratégico.

Qual é o melhor momento para a Fiotec começar a acompanhar as negociações com o financiador?

É fundamental que comecemos a participar do processo desde o primeiro contato que o coordenador tiver com o financiador, ainda no pré-projeto, em especial quando se tratar da especificação das despesas necessárias para a execução, do planejamento orçamentário e do cumprimento dos prazos. Quando se tratar de financiador externo, esse período é ainda mais importante, pois é necessário realizar o levantamento dos documentos solicitados e a verificação das especificações inerentes a cada financiador quanto à elaboração, execução e prestação de contas.

Quais são os documentos necessários para formalizar um novo projeto na Fiotec?

- Ofício de encaminhamento/carta de solicitação de proposta, assinados pelo diretor da unidade na qual o pesquisador está alocado, autorizando a Fiotec a administrar o recurso e indicando o nome do coordenador principal do projeto (servidor Fiocruz). Nesses documentos, deverão constar as seguintes informações: CPF; e-mail institucional e telefone do coordenador; natureza do projeto; valor total do projeto; financiador. 
- Projeto básico (assinado pelo coordenador e diretor da unidade) e memória de cálculo do projeto (planilha de custos), com todos os encargos e despesas relacionadas inclusos;
- Em caso de financiador internacional, é necessário que o coordenador nos envie a versão na língua original do projeto apresentada ao financiador e, ainda, uma versão literal em português.
Observação: Outros documentos poderão ser solicitados pelo financiador.

A Fiotec pode receber recursos de quais tipos de financiadores?

Financiadores de qualquer esfera (municipal, estadual e federal), desde que as atividades do projeto tenham interveniência técnica de um coordenador (servidor Fiocruz) e uma unidade da Fiocruz. Os recursos podem ser provenientes de qualquer financiador – nacional ou internacional –, por meio de contrato de serviços ou outras modalidades, como convênio, termo de cooperação, etc.

A iniciação, execução e/ou prestação de contas tem como base o manuais da Fiotec ou do financiador?

A precedência é sempre do financiador. Na falta de regras dele, utiliza-se manuais da Fiotec.

Existe algum valor mínimo ou máximo para que um projeto possa ser executado com o apoio da Fiotec?

Não. O valor dependerá da importância do projeto para o financiador, bem como o tempo de vigência, a natureza e dos recursos necessários para a execução.

Há limites para a vigência do projeto?

Se proveniente de recursos públicos, o limite é de 60 meses. Para outros tipos de financiadores, a determinação é feita pelo coordenador e pelo financiador. Para iniciar a execução do projeto na Fiotec, é necessário que essa vigência esteja preestabelecida.

Qual é o fluxo para a contratação da Fiotec na gestão de projetos?

Para os casos de recursos recebidos por intermédio da Fiocruz, é necessário preenchimento e entrega do ofício de encaminhamento/carta de solicitação de proposta e projeto básico devidamente assinados. Depois disso, enviaremos ao Núcleo de Gestão de Contratos (Gescon) uma proposta de prestação de serviços, junto a uma cópia do projeto básico. Por fim, aguardamos que a Fiocruz nos remeta o contrato de serviços, o qual deverá ser assinado pelas partes envolvidas. Assim, será elaborado o termo de abertura do projeto e gerado um número para cadastrá-lo no sistema para que possamos emitir a nota fiscal, receber a primeira parcela do recurso e iniciar o recebimento das demandas. Para demais casos, o fluxo deve ser validado pelo financiador, para que então possamos viabilizar documentos necessários à negociação, contratação, cadastro e acompanhamento dos projetos.

Qual a premissa para os repasses financeiros?

A premissa é emissão da nota fiscal, invoice ou recibo pela Fiotec. Primeiramente, o coordenador do projeto deverá enviar o relatório técnico de atividades atrelado à parcela a ser paga. Após o recebimento e análise do relatório, emitiremos a nota fiscal e encaminharemos para a Fiocruz/Financiador no intuito que ocorra o aporte financeiro.

Quais são os procedimentos de contratação da Fiotec?

Um Grupo de Trabalho (GT) da Fiocruz elaborou o "Manual de Contratação Fiotec". O documento foi aprovado pela Portaria nº 005/2013-VPGDI e apresenta diretrizes de iniciação e planejamento, execução e prestação de contas de projetos cujo recurso nos é repassado por intermédio da Fiocruz. O manual e demais documentos relativos à contratação Fiocruz/Fiotec estão disponíveis no site da Diretoria de Administração (Dirad/Fiocruz). Essas regras se aplicam a recursos disponíveis na Fiocruz, seja proveniente de recurso interno de unidade (LOA) ou Termos de Execução Descentralizado Fiocruz- TED; ou ainda recursos advindos de parceiros, com contratação direta Fiotec.

Qual o tempo médio para que um projeto entre em execução?

Não há um tempo específico, pois depende do financiador, da complexidade do projeto, da negociação e acordo entre as partes.
Quais são os tipos de despesas aceitas em um projeto apoiado pela Fiotec?
As despesas podem ser distribuídas entre rubricas como:
- Pessoa Jurídica
- Pessoa Física
- Material de Consumo
- Material Permanente – para a compra de equipamentos no projeto, é necessário o envio de ofício assinado pelo diretor da unidade autorizando a compra. Nesse ofício deverá constar a quantidade e especificação do equipamento a ser comprado.
- Diárias - Passagens
- Obras e adaptações de infraestrutura - esta rubrica não é possível ser aplicada para projetos Fiocruz, exceto em caso de pequenas reformas estruturais para adaptação de laboratórios prevista no escopo do projeto. Os detalhes estão discriminados no Manual de Iniciação.
Observação: restrições podem ser apontadas pelo financiador.

Como funciona o processo de envio das demandas do projeto já em execução para a Fiotec?

O projeto é cadastrado em nosso sistema, quando é gerada uma numeração específica que o supervisor informará ao coordenador, além de apresentar o analista que ficará responsável pelo projeto. A partir de então, o coordenador tem acesso, por meio do Espaço do Coordenador, a todos os formulários e manuais necessários para fazer os pedidos.

Servidor Fiocruz poderá receber bolsa de projeto?

Sim, desde que respeitadas regras estabelecidas na Portaria 391/2015