Fiotec gasta un promedio de 2.500 hojas de papel para hacer la Rendición de Cuentas de un proyecto. El proceso tiene un costo alto y genera una intensa demanda de trabajo. Estos problemas se resolverán en proyectos financiados por la Organización Panamericana de la Salud (Opas), a través de la Rendición de Cuentas digital, proceso en el que Fiotec fue pionera. El 14 de octubre, Opas promovió el “I Curso de Capacitación en Rendición de Cuentas y Buenas Prácticas Carta Acuerdo y Apoyo Financiero de Opas”, aprovechando este momento para explicar el nuevo procedimiento de Rendición de Cuentas, todavía en prueba. El encuentro contó con la participación de todas las instituciones cuya organización es financiadora.

La creación del método surgió a través de una demanda presentada por Fiotec, en reunión que tuvo lugar en julio de este año, con la participación del área de Proyectos y de las gerencias de TI y Administración Financiera y Contable de Fiotec. De este modo, la fundación fue la responsable de hacer el proyecto piloto de la metodología y llevar a cabo las primeras pruebas, expuestas por Elisangela Jaques, empleada del núcleo de Rendición de Cuentas del área de Proyectos, durante la capacitación. “Seríamos oyentes y acabamos convirtiéndonos en ‘conferencistas’. Esto porque a través de nuestra experiencia comprobamos que la nueva manera de hacer la prestación funcionaría”, dijo Elisangela. Además de Elisangela, participaron en el evento Rafaela Delduque, Sueny Lima, de Proyectos y Cristianfari Alles, de Proyectos Especiales.

La presentación de Fiotec en el evento mostró que el proceso de Rendición de Cuentas está bien estructurado y permitió que los demás participantes buscasen los profesionales de la institución para aclarar dudas y seguir lo que se hace en la fundación. “Durante el entrenamiento percibimos que Fiotec es una institución respetada y admirada. Notamos que en cuanto a la Rendición de Cuentas estamos al frente de otras instituciones”, afirmó Sueny.

Cómo funciona

El proceso se llevará a cabo a través del servidor FTP, que suministra, por medio de una red de computadoras, el servicio de acceso para usuarios a un disco duro o servidor de archivos a través del protocolo de transferencia de archivos: File Transfer Protocol.

Los trabajadores de Rendición de Cuentas tendrán el acceso al directorio FTP de Opas en sus máquinas y podrán accederlo al mismo tiempo que la organización. Esto facilita el proceso de prestación, pues los documentos se podrán enviar al servidor durante la ejecución del proyecto y no sólo al final, como actualmente se hace.

Además, el método electrónico ahorra recursos financieros que eran destinados a la entrega de aproximadamente ocho cajas de documentos que eran enviadas vía correos; disminuye la demanda de trabajo de los profesionales que tenían que dedicarse exclusivamente al almacenamiento y envío de esta documentación; y genera una garantía de entrega. Esto porque, con tantos documentos enviados por correspondencias, ya hubo muchos extravíos.

Loa-light

Además de la capacitación, el evento presentó una óptima noticia para Fiotec: a partir de enero de 2016, los proyectos que tienen como objetivo la realización de cursos y seminarios, financiados por Opas, con presupuesto entre USS$ 5 mil y US$ 100 mil, serán denominados “Loa-light” y serán firmados a través de Carta Acuerdo simplificada.

“Es una gran conquista para nosotros, pues hace casi dos años el sector de Iniciación viene buscando una mejor interacción entre Opas y Fiotec, así como buenas prácticas para el desarrollo de nuevos proyectos”, explicó Rafaela Delduque.