Fiotec concluyó en octubre la migración de todos los proyectos que apoya a su Sistema de Compras, una herramienta desarrollada para automatizar el proceso de adquisición de bienes y servicios por parte de la institución. El sistema reduce considerablemente el tiempo necesario para realizar compras directas, que son aquellas de hasta 40 mil reales, y además fomenta la autonomía de los equipos de proyectos y la transparencia de las negociaciones. “El desarrollo de este sistema automatizado busca promover una mejora en el proceso de trabajo, generando mayor eficiencia”, aseveró el director administrativo, Marcelo Amaral.

Ahora, los equipos de Fiocruz pueden seguir el proceso de compra de principio a fin gracias al Portal do Coordenador Fiotec (PCF), desde la fase de solicitud hasta la ejecución del pago. Washington Gutemberg, coordinador de compras de Fiotec, explicó que el sistema también registra en su historial todas las acciones realizadas y los documentos introducidos a lo largo de los procesos de adquisición. Antes de la automatización, las coordinaciones de proyectos prácticamente no tenían acceso al estatus de las negociaciones cuando realizaban una solicitud al analista de Fiotec. Ahora, sin embargo, notificaciones enviadas por e-mail actualizan al usuario sobre cualquier avance o problema en su proceso de compra. “Para nuestros compradores, el beneficio radica en poder realizar todo el proceso en una única plataforma, lo que sin duda mejorará la eficiencia, reducirá los plazos y aumentará la calidad de las compras”, añadió Washington.   

Además de promover sesiones de capacitación sobre el uso de la herramienta, en el primer semestre de este año, Fiotec realizó entrevistas con grupos de usuarios del Sistema de Compras compuestos principalmente por coordinadores y personas que apoyan a los equipos de proyectos. Las preguntas abordaron puntos clave del funcionamiento del sistema y de la experiencia de los usuarios, ayudando a Fiotec a definir metas para la mejora continua de la herramienta. “Este sondeo fue el primer paso para definir el camino que debemos trazar en nuestras entregas, qué es lo que debemos tener en cuenta exactamente”, comentó en su momento la gestora de Gobernanza y Calidad de Fiotec, Luanara Damasceno. Según ella, el cuestionario, que incluyó la usabilidad de la herramienta, el uso de los documentos de apoyo, el tiempo empleado en completar una compra, entre otros aspectos, fue un paso importante para promover una cultura dedicada a la calidad de los procesos en la institución.

Procesos eficientes, un servicio bien prestado

El resultado del proceso de compra automatizado es la prestación de un servicio satisfactorio para los equipos de los proyectos de Fiocruz. El desafío asumido por Fiotec forma parte de la estructuración del Sistema de Gestión de Calidad (SGQ, por sus siglas en portugués) de la institución, iniciativa que aspira a conquistar la certificación ISO 9001. La idea es que la adquisición de bienes y servicios se transforme en un proceso estandarizado y ágil, transparente y con la posibilidad de seguimiento continuo, en el que todos los profesionales implicados estén debidamente capacitados. De esta forma, Fiotec busca obtener resultados aún mejores en la gestión compartida de proyectos y programas de suma importancia para la población brasileña.