Prezados Coordenadores,

Pedimos a atenção para algumas mudanças nas regras de emissão de bilhetes. Atentem-se, principalmente, aos prazos para a solicitação das passagens, de acordo com o destino. Além disso, o horário diário para limite de emissão é até às 15h.

Outra alteração importante é a definição de um valor máximo para o preço da reserva, a fim de agilizar o processo. Para isso, os Assistentes de Projetos entrarão em contato.

Ressaltamos que também houve alterações no Manual de Execução, inclusive no formulário de diárias/passagens. Os arquivos disponíveis no site já foram atualizados.

Veja quais foram as mudanças estabelecidas:

Solicitação de passagem

- A equipe de Coordenação deve solicitar a passagem via e-mail para o Assistente de Projetos, indicando nome do passageiro, datas de ida e volta, local, horário aproximado e objetivo da viagem.

- Para convênios e contratos executados através da 8666/93, a contratação do serviço sempre será feita na companhia que ofereça o menor preço para o trecho e horário solicitados.

- Nos projetos em que os financiadores não colocam restrição para o coordenador escolher o voo, o Coordenador poderá solicitar o voo especifico e receberá somente aquela cotação.

Prazos

- Todas as passagens devem ser emitidas até às 15h. Após este horário, se não houver resposta para emissão ou pedido de cotação, o processo só será considerado para o dia seguinte.

- Os pedidos de passagens devem ser enviados conforme a seguinte regra:

Ponte aérea - até 1 dia útil antes da data da viagem

Passagens nacionais - até 3 dias úteis antes da data da viagem

Passagens internacionais - até 5 dias úteis antes da data da viagem

Acrescentamos que, apesar deste prazo mínimo para solicitação, a emissão da passagem dependerá de vaga na companhia aérea. Lembramos também que quanto mais próximo da data, maior é o preço.

Cotação

- O Analista de Projetos solicitará cotação ao setor de passagens, o qual, por sua vez, efetuará as cotações e encaminhará as informações diretamente, via e-mail, para o Coordenador, copiando o Analista de Projetos.

Emissão do bilhete

- O Coordenador ou ordenador de despesa escolhe o voo e responde diretamente ao e-mail do comprador. Ao recebermos a mensagem, emitimos o bilhete e o encaminhamos ao Coordenador. No caso de passagens rodoviárias, ferroviárias ou marítimas, as passagens serão entregues fisicamente ao Assistente para envio aos Coordenadores.

- Uma vez que o coordenador autorize a passagem em determinado voo, o bilhete será emitido sem a necessidade de novas autorizações caso a tarifa sofra alteração de valor. Para que isso aconteça, os Coordenadores devem frisar o limite de preço da passagem, que poderá, então, ser emitida previamente sem consulta à equipe do projeto.

- Todas as despesas de reemissão de passagem e outras alterações serão pagas com recursos do projeto.

Reembolso das agências de viagem

- Cada empresa aérea possui regras próprias de reembolso. A tarifa paga não é integral e o valor é disponibilizado para a Fiotec/Projeto em torno de 60 dias após o pedido.

- As passagens poderão ser reutilizadas em uma viagem futura, mediante pagamento de multa e/ou diferença tarifária (na classe executiva, a alteração é feita sem multa, mas pode haver diferença tarifária). O prazo para que os créditos sejam utilizados é de um ano e, para reemitir, é necessário ter o e-ticket da emissão anterior.

Contratação Direta

- O Coordenador tem a opção de comprar a passagem de forma direta e solicitar à Fiotec o reembolso da despesa até o valor de R$ 5 mil. Para isso, ele deve ser orientado a encaminhar a Solicitação de Pagamento (SP), o recibo quitado da companhia aérea e o recibo para reembolso.