Fiotec disponibiliza sistema Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Fadesp - Fiotec

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Na última semana, o supervisor de Tecnologia da Informação (TI) da Fiotec, Rodrigo Santos, esteve na sede da Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa (FADESP), em Belém, para treinar o setor de documentação da fundação, que irá implantar o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), desenvolvido pela Fiotec.

“Quando o treinamento do GED aconteceu pude perceber como as pessoas estavam envolvidas no projeto. Os coordenadores trouxeram muitas questões no treinamento que puderam ser esclarecidas devido a nossa experiência anterior no sistema”, disse Rodrigo.

Em 2012, a Fadesp deu início a um projeto voltado para melhoria da gestão documental. Sua área de TI da fundação já deu início ao processo de higienização, organização, classificação, descarte e digitalização do material, mas a implantação do GED será mais um importante passo que facilitará o acesso à documentação dos projetos e tornará o serviço de gerenciamento mais dinâmico.

“O novo serviço trará melhor eficiência e agilidade no acesso e recuperação da informação contida nos documentos físicos. A segurança também será mantida, pois, a organização da documentação dos projetos segue lei e normas de classificação e guarda”, explicou a coordenadora de TI da Fadesp, Elayne Barbosa.

Parceria entre as fundações

A Fadesp foi a primeira fundação de apoio para quem a Fiotec disponibilizou o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Os técnicos de TI criaram uma versão exclusiva para ela. “Como é um sistema da Fiotec, o GED é conectado a vários outros sistemas e nós, então, criamos um que pudesse funcionar de forma isolada somente para a Fadesp”, explicou Rodrigo.

“O GED foi fornecido à Fadesp com a condição de não ser comercializado para outras instituições, além de não nos comprometermos em dar manutenção no sistema. A Fadesp poderá modifica-lo livremente para adequá-lo às suas operações”, explicou o gerente de TI da Fiotec, Evandro Maroni.

A Fiotec ofereceu o GED para as afiliadas ao Confies quando sediou o 30º Encontro Nacional das Fundações de Apoio, como forma de cooperação com o desenvolvimento e fortalecimento das afiliadas. Algumas outras fundações se interessaram, mas as conversas ainda não aconteceram ou não foram concluídas.

Criação do GED

O sistema foi criado em 2011, com objetivo de facilitar o acesso aos documentos na Fiotec, promovendo um maior aproveitamento do espaço físico, além de diminuir o manuseio e extravio de originais. A ferramenta permite que o colaborador tenha acesso direto ao documento que procura, agilizando os processos dependentes de documentação. Atualmente, a plataforma possui uma base de 1 milhão de documentos armazenados e serve de base para o Portal de Acesso à Informação. 

Fonte: Fadesp