A Fiotec gasta, em média, 2.500 folhas de papel para realizar a prestação de contas de um projeto. O processo tem um custo alto e gera uma demanda de trabalho intensa. Esses problemas serão solucionados em projetos financiados pela Organização Pan-Americana da Saúde (Opas), através da prestação de contas digital, processo em que a Fiotec foi pioneira. No dia 14 de outubro, a Opas promoveu o “I Curso de Capacitação em Prestação de Contas e Boas Práticas Carta Acordo e Apoio Financeiro da Opas”, aproveitando este momento para explicar o novo procedimento de prestação de contas, ainda em teste. O encontro contou com a participação de todas as instituições que têm a organização como financiadora.

A criação do método surgiu através de uma demanda apresentada pela Fiotec, em reunião realizada em julho deste ano,que teve a participação da área de Projetos e das gerências de TI e Administração Financeira e Contábil da Fiotec. Por isso, a fundação foi a responsável por fazer o projeto piloto da metodologia e realizar as primeiras testagens, expostas por Elisangela Jaques, funcionária do núcleo de Prestação de Contas da área deProjetos, durante a capacitação. “Fomos para ser ouvintes e acabamos nos tornando ‘palestrantes’. Isso porque através da nossa experiência provamos que a nova maneira de realizar a prestação daria certo”, disse Elisangela. Além dela, participaram do evento Rafaela Delduque, Sueny Lima, de Projetos e Cristianfari Alles, de Projetos Especiais.

A apresentação da Fiotec no evento mostrou que o processo de prestação de contas está bem estruturado e abriu precedente para que os demais participantes procurassem os profissionais da instituição para tirar dúvidas e se espelhar no que é feito na fundação. “Durante o treinamento percebemos que a Fiotec é uma instituição respeitada e admirada. Vimos que na questão de prestação de contas estamos a frente de outras instituições”, afirmou Sueny.

Como funciona
O processo será realizado através do servidor FTP, que fornece, por meio de uma rede de computadores, o serviço de acesso para usuários a um disco rígido ou servidor de arquivos através do protocolo de transferência de arquivos: File Transfer Protocol.

Os trabalhadores de Prestação de Contas terão o acesso ao diretório FTP da Opas em suas máquinas e poderão acessá-lo ao mesmo tempo que a organização. Isso facilita o processo de prestação, pois os documentos poderão ser enviados para o servidor no decorrer da execução do projeto e não só no final, como é feito atualmente.

Além disso, o método eletrônico economiza recursos financeiros que eram destinados à entrega, das cerca de oito caixas de documentos que eram enviadas via Correios; diminui a demanda de trabalho dos profissionais que tinham que se dedicar exclusivamente ao armazenamento e envio dessa documentação; e gera uma garantia de entrega. Isso porque, com tantos documentos enviados por correspondências, já aconteceram muitos extravios.

Loa-light
Além da capacitação, o evento trouxe uma ótima notícia para Fiotec: a partir de janeiro de 2016, os projetos que têm como objetivo a realização de cursos e seminários, financiados pela Opas, que tenham orçamento entre USS$ 5 mil e US$ 100 mil, serão denominados “Loa-light” e serão firmados através de Carta Acordo simplificada.

“Para nós é uma grande conquista, pois há quase dois anos o setor de Iniciação vem buscando uma melhor interação entre Opas e a Fiotec, bem como boas práticas para o desenvolvimento de novos projetos”, explicou Rafaela Delduque.