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A Fiotec concluiu no mês de outubro a migração de todos os projetos apoiados para seu Sistema de Compras, ferramenta desenvolvida para automatizar o processo de aquisição de bens e serviços pela instituição. O ambiente reduz consideravelmente o tempo necessário para compras diretas, aquelas de até R$ 40 mil, além de promover mais autonomia às equipes de projetos e transparência às negociações. “O desenvolvimento desse sistema automatizado tem como finalidade promover uma melhoria no processo de trabalho, gerando um maior nível de eficiência”, enfatiza o diretor administrativo Marcelo Amaral.

Agora, todo o andamento do processo de compra pode ser acompanhado pelas equipes da Fiocruz, por meio do Portal do Coordenador Fiotec (PCF), desde a requisição até a conclusão do pagamento. Washington Gutemberg, coordenador de aquisições da Fiotec, explica que o sistema ainda registra em seu histórico todas as ações realizadas e documentos inseridos ao longo dos processos de aquisição. Antes da automatização, as coordenações de projetos apenas tinham acesso ao status das negociações se fizessem uma solicitação ao analista da Fiotec. Agora, notificações por e-mail atualizam o usuário sobre qualquer avanço ou problema em seu processo de compra. “Para os nossos compradores, o benefício é poder realizar todo o processo em um único ambiente, o que certamente trará mais eficiência, com a redução de prazos e o aumento da qualidade nas aquisições”, acrescenta Washington.   

Além de treinamentos voltados a utilização da ferramenta, a Fiotec promoveu no primeiro semestre do ano entrevistas com grupos de usuários do Sistema de Compras, formados principalmente por coordenadores e apoiadores das equipes de projetos apoiados. As perguntas abordaram pontos-chave do funcionamento do ambiente e da experiência dos usuários, ajudando a Fiotec na definição de metas para a melhoria contínua da ferramenta. “Essa pesquisa abriu portas para sabermos o caminho a traçar em nossas entregas, exatamente o que devemos levar em consideração”, comentou à época a gestora de Governança e Qualidade da Fiotec, Luanara Damasceno. Segundo ela, o questionário que abordou a usabilidade da ferramenta, utilização da documentação de apoio, tempo gasto para finalizar uma compra, entre outros aspectos, foi um passo importante na promoção de uma cultura voltada à qualidade dos processos na instituição.

Processos eficientes, serviço bem prestado

O resultado do processo de compras automatizado é a prestação de um serviço satisfatório às equipes de projetos da Fiocruz. O desafio assumido pela Fiotec faz parte da estruturação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da instituição, trabalho que visa a conquista da certificação ISO 9001. A ideia é que a aquisição de bens e serviços se torne um processo padronizado e ágil, transparente e com monitoramento constante, em que todos os profissionais envolvidos estejam devidamente capacitados. Dessa maneira, a Fiotec pretende alcançar resultados ainda melhores na gestão compartilhada de projetos e programas tão importantes para a população brasileira.