O primeiro passo é entrar em contato com o nosso setor de Iniciação de Projetos da Fiotec, pelo e-mail (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.). A mensagem deve conter o esboço do projeto, o financiador e os contatos do coordenador e financiador.

Somos uma instituição especializada em gerenciamento de projetos na área de saúde desde 1998 e temos vasta experiência no planejamento, iniciação, execução e prestação de contas dos projetos.

Nosso estatuto contempla as funções de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e inovação tecnológica, de projetos desenvolvidos pela Fiocruz, dentro do seu planejamento estratégico.

É fundamental que comecemos a participar do processo desde o primeiro contato que o coordenador tiver com o financiador, ainda no pré-projeto, em especial quando se tratar da especificação das despesas necessárias para a execução, do planejamento orçamentário e do cumprimento dos prazos. Quando se tratar de financiador externo, esse período é ainda mais importante, pois é necessário realizar o levantamento dos documentos solicitados e a verificação das especificações inerentes a cada financiador quanto à elaboração, execução e prestação de contas.

- Ofício de encaminhamento/carta de solicitação de proposta, assinados pelo diretor da unidade na qual o pesquisador está alocado, autorizando a Fiotec a administrar o recurso e indicando o nome do coordenador principal do projeto (servidor Fiocruz). Nesses documentos, deverão constar as seguintes informações: CPF; e-mail institucional e telefone do coordenador; natureza do projeto; valor total do projeto; financiador. 
- Projeto básico (assinado pelo coordenador e diretor da unidade) e memória de cálculo do projeto (planilha de custos), com todos os encargos e despesas relacionadas inclusos;
- Em caso de financiador internacional, é necessário que o coordenador nos envie a versão na língua original do projeto apresentada ao financiador e, ainda, uma versão literal em português.
Observação: Outros documentos poderão ser solicitados pelo financiador.

Financiadores de qualquer esfera (municipal, estadual e federal), desde que as atividades do projeto tenham interveniência técnica de um coordenador (servidor Fiocruz) e uma unidade da Fiocruz. Os recursos podem ser provenientes de qualquer financiador – nacional ou internacional –, por meio de contrato de serviços ou outras modalidades, como convênio, termo de cooperação, etc.

A precedência é sempre do financiador. Na falta de regras dele, utiliza-se manuais da Fiotec.

Não. O valor dependerá da importância do projeto para o financiador, bem como o tempo de vigência, a natureza e dos recursos necessários para a execução.

Se proveniente de recursos públicos, o limite é de 60 meses. Para outros tipos de financiadores, a determinação é feita pelo coordenador e pelo financiador. Para iniciar a execução do projeto na Fiotec, é necessário que essa vigência esteja preestabelecida.

Para os casos de recursos recebidos por intermédio da Fiocruz, é necessário preenchimento e entrega do ofício de encaminhamento/carta de solicitação de proposta e projeto básico devidamente assinados. Depois disso, enviaremos ao Núcleo de Gestão de Contratos (Gescon) uma proposta de prestação de serviços, junto a uma cópia do projeto básico. Por fim, aguardamos que a Fiocruz nos remeta o contrato de serviços, o qual deverá ser assinado pelas partes envolvidas. Assim, será elaborado o termo de abertura do projeto e gerado um número para cadastrá-lo no sistema para que possamos emitir a nota fiscal, receber a primeira parcela do recurso e iniciar o recebimento das demandas. Para demais casos, o fluxo deve ser validado pelo financiador, para que então possamos viabilizar documentos necessários à negociação, contratação, cadastro e acompanhamento dos projetos.

A premissa é emissão da nota fiscal, invoice ou recibo pela Fiotec. Primeiramente, o coordenador do projeto deverá enviar o relatório técnico de atividades atrelado à parcela a ser paga. Após o recebimento e análise do relatório, emitiremos a nota fiscal e encaminharemos para a Fiocruz/Financiador no intuito que ocorra o aporte financeiro.

Um Grupo de Trabalho (GT) da Fiocruz elaborou o "Manual de Contratação Fiotec". O documento foi aprovado pela Portaria nº 005/2013-VPGDI e apresenta diretrizes de iniciação e planejamento, execução e prestação de contas de projetos cujo recurso nos é repassado por intermédio da Fiocruz. O manual e demais documentos relativos à contratação Fiocruz/Fiotec estão disponíveis no site da Diretoria de Administração (Dirad/Fiocruz). Essas regras se aplicam a recursos disponíveis na Fiocruz, seja proveniente de recurso interno de unidade (LOA) ou Termos de Execução Descentralizado Fiocruz- TED; ou ainda recursos advindos de parceiros, com contratação direta Fiotec.

Não há um tempo específico, pois depende do financiador, da complexidade do projeto, da negociação e acordo entre as partes.
Quais são os tipos de despesas aceitas em um projeto apoiado pela Fiotec?
As despesas podem ser distribuídas entre rubricas como:
- Pessoa Jurídica
- Pessoa Física
- Material de Consumo
- Material Permanente – para a compra de equipamentos no projeto, é necessário o envio de ofício assinado pelo diretor da unidade autorizando a compra. Nesse ofício deverá constar a quantidade e especificação do equipamento a ser comprado.
- Diárias - Passagens
- Obras e adaptações de infraestrutura - esta rubrica não é possível ser aplicada para projetos Fiocruz, exceto em caso de pequenas reformas estruturais para adaptação de laboratórios prevista no escopo do projeto. Os detalhes estão discriminados no Manual de Procedimentos de Projetos.
Observação: restrições podem ser apontadas pelo financiador.

O projeto é cadastrado em nosso sistema, quando é gerada uma numeração específica que o supervisor informará ao coordenador, além de apresentar o analista que ficará responsável pelo projeto. A partir de então, o coordenador tem acesso, por meio do Espaço do Coordenador, a todos os formulários e manuais necessários para fazer os pedidos.

Sim, desde que respeitadas regras estabelecidas na   pdf Portaria 614/2018 .