¿Cómo presentar un nuevo proyecto ante Fiotec?
El primero paso es entrar en contacto con nuestro sector de Iniciación de Proyectos de Fiotec, mediante el e-mail (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.). El mensaje debe contener el bosquejo del proyecto, el financiador y los contactos del coordinador y financiador.
¿Cuál es la ventaja de contratar a Fiotec para realizar el apoyo logístico, administrativo y gestión financiera del proyecto?
Somos una institución especializada en gerenciamiento de proyectos en el área de salud desde 1998 y tenemos una vasta experiencia en la planificación, iniciación, ejecución y prestación de cuentas de dichos proyectos.
¿La gestión de cuáles tipos de proyectos puede realizar Fiotec?
Nuestro estatuto contempla las funciones de educación, investigación, extensión, desarrollo institucional, científico y tecnológico e innovación tecnológica de proyectos desarrollados por Fiocruz, dentro de su planificación estratégica.
¿Cuál es el mejor momento para Fiotec iniciar el acompañamiento de las negociaciones con el financiador?
Es fundamental que comencemos a participar en el proceso desde el primero contacto que el coordinador tenga con el financiador, aún en el pre-proyecto, especialmente cuando se trate de la especificación de los gastos necesarios para la ejecución, de la planificación presupuestaria y del cumplimiento de los plazos. Cuando se trate de financiador externo, este período es más importante todavía, pues es necesario realizar el levantamiento de los documentos solicitados y la verificación de las especificaciones inherentes a cada financiador en cuanto a la elaboración, ejecución y prestación de cuentas.
¿Cuáles son los documentos necesarios para formalizar un nuevo proyecto ante Fiotec?
- Oficio de encaminamiento/carta de solicitud de la propuesta, firmados por el director de la unidad en la cual el investigador (servidor Fiocruz) está aignado, autorizando a Fiotec para administrar el recurso e indicando el nombre del coordinador principal del proyecto. En estos documentos, deberán constar las siguientes informaciones: CPF (Catastro de Contribuyente Persona Física); e-mail institucional y teléfono del coordinador; naturaleza del proyecto; valor total del proyecto; financiador. - Proyecto básico (firmado por el coordinador y director de la unidad) y memoria de cálculo del proyecto (planilla de costos), con todas las cargas y gastos relacionadas incluidos; - Caso se trate de financiador internacional, es necesario que el coordinador nos envíe la versión en el idioma original del proyecto presentada al financiador y, además, una versión literal en portugués. Observación: Otros documentos podrán ser solicitados por el financiador.
¿De cuáles tipos de financiadores puede Fiotec recibir recursos?
Financiadores de cualquier esfera (municipal, estadual y federal), siempre que las actividades del proyecto cuenten con la intervención técnica de un coordinador (servidor Fiocruz) y una unidad de Fiocruz. Los recursos pueden ser provenientes de cualquier financiador – nacional o internacional –, por medio de contrato de servicios u otras modalidades, tales como convenio, acuerdo de cooperación, etc.
¿Tienen como base los manuales de Fiotec o del financiador la iniciación, ejecución y/o prestación de cuentas?
La precedencia es siempre del financiador. Ante la falta de reglas de este, se utilizan los manuales de Fiotec.
¿Existe algún valor mínimo o máximo para que un proyecto pueda ser ejecutado con el apoyo de Fiotec?
No. El valor dependerá de la importancia del proyecto para el financiador, así como el tiempo de vigencia, la naturaleza y de los recursos necesarios para la ejecución.
¿Hay límites para la vigencia del proyecto?
Si es proveniente de recursos públicos, el límite es de 90 meses. Para otros tipos de financiadores, la determinación es realizada por el coordinador y por el financiador. Para iniciar la ejecución del proyecto en Fiotec, es necesario que esta vigencia se encuentre preestablecida.
¿Cuál es el flujo para la contratación de Fiotec en la gestión de proyectos?
Para los casos de recursos recibidos por intermedio de Fiocruz, es necesario el llenado y entrega del oficio de encaminamiento/carta de solicitud de la propuesta y proyecto básico, debidamente firmados. Después de esto, enviaremos al Núcleo de Gestión de Contratos (Gescon) una propuesta de prestación de servicios, junto a una copia del proyecto básico. Finalmente, aguardamos a que Fiocruz nos remita el contrato de servicios, el cual deberá ser firmado por las partes involucradas. Así, será elaborada la declaración de apertura del proyecto y generado un número para ser registrado en el sistema para así poder emitir la nota fiscal, recibir la primera parcela del recurso e iniciar el recibimiento de las demandas. Para los demás casos, el flujo debe ser validado por el financiador, para que entonces podamos viabilizar los documentos necesarios para la negociación, contratación, registro y acompañamiento de los proyectos.
¿Cuál es la premisa para las transferencias financieras?
La premisa es la emisión de la nota fiscal, invoice o recibo por parte de Fiotec. Primeramente, el coordinador del proyecto deberá enviar el informe técnico de actividades vinculado a la parcela a ser pagada. Después del recibimiento y análisis del informe, emitiremos la nota fiscal, que se encaminará hacia Fiocruz/Financiador con el propósito de que se realice el aporte financiero.
¿Cuáles son los procedimientos de contratación de Fiotec?
Un Grupo de Trabajo (GT) de Fiocruz elaboró el "Manual de Contratación Fiotec". El documento fue aprobado por la Resolución nº 005/2013-VPGDI y presenta directrices de iniciación y planificación, ejecución y prestación de cuentas de proyectos cuyo recurso nos es transferido por intermedio de Fiocruz. El manual y demás documentos relativos a la contratación Fiocruz/Fiotec están disponibles en el sitio web de la Dirección de Administración (Dirad/Fiocruz). Estas reglas se aplican a recursos disponibles en Fiocruz, ya sean provenientes de recurso interno de unidad (LOA) o Términos de Ejecución Descentralizada Fiocruz- TED; o inclusive recursos provenientes de aliados, con contratación directa Fiotec.
¿Cuál el tiempo promedio para que un proyecto entre en ejecución?
No hay un tiempo específico, pues depende del financiador, de la complejidad del proyecto, de la negociación y el acuerdo entre las partes.
¿Cuáles son los tipos de gastos aceptados en un proyecto apoyado por Fiotec?
Los gastos pueden ser distribuidos entre rubros tales como:
- Persona Jurídica
- Persona Física
- Material de Consumo
- Material Permanente – para la compra de equipos en el proyecto, es necesario el envío de un oficio firmado por el director de la unidad autorizando la compra. En ese oficio deberá constar la cantidad y especificación del equipo a ser comprado.
- Diarias - Pasajes
- Obras y adaptaciones de infraestructura - este rubro no es pasible de ser aplicado a proyectos Fiocruz, excepto en caso de pequeñas reformas estructurales para la adaptación de laboratorios considerada en el ámbito del proyecto. Los detalles están discriminados en el Manual de Iniciación.
Observación: puede haber restricciones señaladas por el financiador
¿Cómo funciona el proceso de envío a Fiotec de las demandas del proyecto ya en ejecución?
El proyecto es registrado en nuestro sistema, donde es generada una numeración específica que el supervisor informará al coordinador, además de presentar al analista que será el responsable del proyecto. A partir de entonces, el coordinador tiene acceso, por medio del Espacio del Coordinador, a todos los formularios y manuales necesarios para realizar los pedidos.
¿Podrá un servidor de Fiocruz recibir beca de proyecto?
Sí, siempre que sean respetadas las reglas establecidas en la Resolución 391/2015.
